Executive Personal Assistant / Cynorthwyydd Personol Gweithredol

We're looking for a highly organised & inspiring people leader to act as Executive Personal Assistant to the Regional Director for National Trust Wales, working with them to manage their time, workload and priorities, and supporting internal and external relationships.

You'll also lead a small team of Business Services Coordinators to innovate and improve our processes and to ensure that our colleagues across Wales are fully supported to be at their very best in all they do.

Hours: 37.5 hrs per week

Contract: permanent

Salary: £26,832 pa

Please note that this position will be known internally as a Business Services Lead.

Rydyn ni’n chwilio am arweinydd pobl ysbrydoledig a threfnus iawn i weithredu fel Cynorthwyydd Personol Gweithredol i Gyfarwyddwr Rhanbarthol Ymddiriedolaeth Genedlaethol Cymru, gan weithio gyda’r Cyfarwyddwr i reoli ei amser, ei lwyth gwaith a’i flaenoriaethau, a chefnogi perthnasau mewnol ac allanol.

Byddwch hefyd yn arwain tîm bach o Gydlynwyr Gwasanaethau Busnes i arloesi a gwella ein prosesau ac i sicrhau bod ein cydweithwyr ledled Cymru yn derbyn cefnogaeth lawn i wneud eu gorau bob amser.

Oriau: 37.5 awr yr wythnos

Cytundeb: parhaol

Cyflog: £26,832 y flwyddyn

Noder y bydd y swydd hon yn cael ei hadnabod yn fewnol fel Arweinydd Gwasanaethau Busnes.

We're a flexible employer and supportive of helping you find a healthy work-life balance - our systems have been set up to enable you to enjoy a hybrid working arrangement where you can choose the best working environment for the task in hand.

Your contractual place of work will be the closest Welsh regional office to where you live. Our hybrid working policy means you can balance office and home working with site visits and meetings at other National Trust places. We’ll talk about this in more detail at interview, but you should expect to be at a National Trust site for 40–60% of your working week.

Rydym yn gyflogwr hyblyg sy’n eich cefnogi i ganfod cydbwysedd iach o ran bywyd a gwaith - mae ein systemau wedi cael eu creu i’ch galluogi i fwynhau trefniant gweithio hybrid lle gallwch ddewis yr amgylchedd gweithio gorau ar gyfer y dasg dan sylw.

Eich lleoliad gwaith cytundebol fydd y swyddfa ranbarthol Cymru agosaf i’ch cartref. Mae ein polisi gweithio hybrid yn golygu eich bod yn gallu cydbwyso gweithio gartref ac yn y swyddfa gydag ymweliadau safle a chyfarfodydd mewn lleoliadau eraill gyda’r Ymddiriedolaeth Genedlaethol. Byddwn yn trafod hyn yn fwy manwl yn y cyfweliad, ond dylech ddisgwyl bod yn un o safleoedd yr Ymddiriedolaeth Genedlaethol am 40-60% o’r wythnos waith.

The National Trust is a busy organisation with lots going on at all times - you can guarantee that no day is the same, so you'll need to love variety and working at pace. 

Whilst your primary focus will be providing specialist support to our Regional Director, you'll lead and work closely with a team of Business Service Co-ordinators who provide administrative and practical support to the Regional Management Team and beyond. You'll help us plan ahead and prepare for future activity and will be an active and positive part of our team, confident in challenging the norm when you think there's a better way of doing something.

In any given day you could be helping to arrange a region-wide event, liaising with external partners, working with our internal specialists, or looking at ways to review and improve a process. You could be coaching a team member to develop a new skill or leading a task/finish group to transform a service. You'll connect and form strong relationships with all the members of the Regional Management Team, with the other Regional Business Services Leads as well as being an active member of the National Business Services community.

Mae’r Ymddiriedolaeth Genedlaethol yn sefydliad prysur gyda llawer yn digwydd bob amser – gallwch fod yn sicr bod pob diwrnod yn wahanol, felly bydd angen i chi fod yn hoff o amrywiaeth a gweithio’n gyflym.

Er y bydd eich prif ffocws ar ddarparu cymorth arbenigol i’n Cyfarwyddwr Rhanbarthol, byddwch hefyd yn arwain ac yn gweithio’n agos gyda thîm o Gydlynwyr Gwasanaethau Busnes sy’n darparu cymorth gweinyddol ac ymarferol i’r Tîm Rheoli Rhanbarthol a thu hwnt. Byddwch yn ein helpu i gynllunio ymlaen llaw a pharatoi ar gyfer gweithgarwch y dyfodol, a byddwch yn rhan weithredol a chadarnhaol o’n tîm, yn hyderus wrth herio’r norm pan fyddwch chi’n credu bod ffordd well o gyflawni rhywbeth.

O fewn unrhyw ddiwrnod penodol, gallech fod yn helpu i drefnu digwyddiad ar draws y rhanbarth, cysylltu gyda phartneriaid allanol, gweithio gyda’n harbenigwyr mewnol, neu’n edrych ar ffyrdd i adolygu a gwella proses. Gallech fod yn hyfforddi aelod o’r tîm i ddatblygu sgil newydd neu arwain grŵp gorchwyl a gorffen i drawsnewid gwasanaeth. Byddwch yn cysylltu ac yn creu perthynas dda gyda phob aelod o’r Tîm Rheoli Rhanbarthol, Arweinwyr Gwasanaethau Busnes Rhanbarthol eraill, yn ogystal â bod yn rhan weithredol o’r gymuned Gwasanaethau Busnes Cenedlaethol.

We're looking for someone who has:

• Experience of effective and proactive logistical and strategic support to senior leaders
• Confidence to build meaningful relationships with a wide range of stakeholders, both internal and external
• Ability to make decisions, work and act on own initiative
• Ability to prioritise and manage own and others’ ever-changing workloads
• Ability to work under pressure and meet deadlines
• Clear and strong communication skills
• Drafting, writing and research skills

Rydyn ni’n chwilio am rywun sy’n meddu ar y canlynol:

• Profiad o ddarparu cymorth ymarferol a strategol i arweinwyr uwch
• Hyder i ddatblygu perthnasau ystyrlon gydag ystod o randdeiliaid, yn fewnol neu’n allanol
• Yn gallu gwneud penderfyniadau, gweithio a gweithredu ar ei fenter ei hun
• Yn gallu blaenoriaethu a rheoli ei lwyth gwaith ei hun ac eraill sy’n newid yn gyson
• Yn gallu gweithio dan bwysau ac o fewn terfynau amser
• Sgiliau cyfathrebu clir a chadarn
• Sgiliau drafftio, ysgrifennu ac ymchwil