Estates Administration Officer

About us: Gower College Swansea is one of the largest colleges in Wales with a strong reputation for high quality teaching and learning. We have six campuses across the city with over 4,500 full time learners and 10,000 part time learners. We currently have a turnover of over £50 million making us a major employer in the region with approximately 1,000 staff. At Gower College Swansea we are passionate about investing in our staff and looking after their wellbeing to ensure they feel supported in work and also at home. The role: Gower College Swansea has seven campuses with extensive buildings and grounds. The aim of this role is to organise and supervise administrative and financial systems within the Estates department.  Contribute to planning, development and monitoring of Estates software and databases and day to administrative support. Full Time (37 hours per week) Permanent £24,131 - £26,268 per annum Tycoch Campus Key Responsibilities: Credit Card purchases and reconciliation for all estates related transactions. Collating data and setting up New Suppliers onto our finance systems. Managing the Estates inbox and calendar. Updating our energy usage records. Supporting auditing practices; collating data, in readiness for issue / review. About you: Level 3 in Business Administration or equivalent Level 2 (Grade A-C) or equivalent Maths and English qualification Experience of working in a busy administrative office Must be IT literate Must have good attention to detail Benefits for you: 28 days annual leave, plus bank holidays, and the college is closed for two weeks over the Christmas period Free Parking A Local Government Pension Scheme with an average employer contribution of 21% (2023) 2 staff well-being days Access to an Employee Assistance Programme which provides a 24/7 counselling service Access to staff fitness trainer/nutritionist/exercise classes Discounted Sport Centre gym membership for £60 per year Free hot drinks when you use a reusable cup Eye test cost reimbursement for eligible staff (DSE users) View more benefits here: https://www.gcs.ac.uk/recruitment/benefits-and-wellbeing We welcome applications from individuals regardless of age, gender, ethnicity, disability, sexual orientation, gender identity, socio-economic background, religion and/or belief. We particularly welcome applications from groups currently underrepresented within our organisation. If you wish to continue your application journey using Welsh Language, please visit our Cymraeg site. We encourage Welsh Language applications as we recognise the importance of delivering services in Welsh, and the need to grow our bilingual workforce. Gower College Swansea is committed to safeguarding and promoting the welfare of young people and expects all staff to share this commitment. Appointments are subject to an enhanced DBS check and require registration with the Education Workforce Council for Wales. Please note that we are expecting a high volume of applicants for this vacancy. If we do, we may close the post before the specified date, therefore an early application is recommended. Appointments will normally be made to the bottom of the salary scale with annual increments on 1st August each year (subject to a start date before 1st February). Benefits:https://www.gcs.ac.uk/recruitment/benefits-and-wellbeing   Swyddog Gweinyddu Ystadau   Cyfeirnod: FEB20247426 Swyddog Gweinyddu Ystadau Amdanom ni: Coleg Gwyr Abertawe yw un o golegau mwyaf Cymru ac mae gennym enw da iawn am addysgu a dysgu o ansawdd uchel. Mae gennym chwe champws ledled y ddinas a dros 4,500 o ddysgwyr amser llawn a 10,000 o ddysgwyr rhan-amser. Ar hyn o bryd, mae gennym drosiant o £50 miliwn, sy’n golygu ein bod yn gyflogwr sylweddol yn y rhanbarth. Rydym yn cyflogi tua 1,000 o staff. Yng Ngholeg Gwyr Abertawe, rydym yn angerddol am fuddsoddi yn ein staff a gofalu am eu lles, er mwyn sicrhau eu bod yn derbyn cefnogaeth yn y gwaith a gartref. Y rôl: Mae gan Goleg Gwyr Abertawe saith campws ac ystod eang o adeiladau a thir. Nod y rôl hon yw trefnu a goruchwylio systemau gweinyddol ac ariannol yr adran Ystadau.  Byddwch yn cyfrannu at gynllunio, datblygu a monitro meddalwedd a chronfeydd data Ystadau, gan gynnig cymorth gweinyddol o ddydd i ddydd. Amser-Llawn  (37 awr yr wythnos) Parhaol  £24,131 - £26,268 y flwyddyn Campws Tycoch Cyfrifoldebau Allweddol: Cysoni a monitro’r defnydd o Gardiau Credyd ar gyfer trafodion sy’n ymwneud â’r adran Ystadau. Cyrchu data ac uwchlwytho Cyflenwyr Newydd i’n systemau cyllid. Rheoli mewnflwch a chalendr yr adran Ystadau. Diweddaru ein cofnodion defnydd ynni. Hybu arferion archwilio a chasglu data yn barod i’w ddefnyddio at ddibenion adolygu / cyhoeddi. Amdanoch chi: Cymhwyster Lefel 3 mewn Gweinyddu Busnes neu gymhwyster cyfwerth Cymhwyster Lefel 2 (Gradd A-C) mewn mathemateg a Saesneg Profiad o weithio mewn swyddfa weinyddu brysur Sgiliau TG Llygad dda am fanylder  Buddion: 28 diwrnod o wyliau blynyddol ynghyd, a gwyliau banc, hefyd, mae’r Coleg ar gau am bythefnos dros gyfnod y Nadolig Parcio am ddim Cynllun Pensiwn Llywodraeth Leol a chyfraniad cyflogwr o 21% ar gyfartaledd (2023) 2 ddiwrnod lles i staff Mynediad i Raglen Cymorth Gweithwyr sy’n cynnig gwasanaeth cwnsela 24/7 Diodydd poeth am ddim pan fyddwch yn defnyddio cwpan amldro Aelodaeth i’n pum llyfrgell campws Cliciwch y linc i ddarganfod rhagor o fuddion: https://www.gcs.ac.uk/cy/recruitment/benefits-and-wellbeing  Rydym yn croesawu ceisiadau gan unigolion, waeth beth fo’u hoedran, rhyw, ethnigrwydd, anabledd, cyfeiriadedd rhywiol, hunaniaeth rhywedd, cefndir economaidd-gymdeithasol, crefydd a/neu gred. Rydym yn croesawu’n arbennig ceisiadau gan grwpiau nad ydynt wedi’u cynrychioli’n ddigonol o fewn ein sefydliad. Os hoffech ymgymryd â’r broses ymgeisio trwy gyfrwng y Gymraeg, ewch i’n gwefan Cymraeg. Rydym yn annog unigolion i gyflwyno ceisiadau Cymraeg gan ein bod yn cydnabod pwysigrwydd darparu gwasanaethau Cymraeg a’r angen i ehangu gweithlu dwyieithog. Mae Coleg Gwyr Abertawe yn ymrwymedig i ddiogelu a hyrwyddo lles pobl ifanc ac rydym yn disgwyl i bob aelod o staff gydymffurfio â’r ymrwymiad hwn. Bydd gofyn i’r ymgeisydd llwyddiannus ymgymryd â gwiriad DBS manylach a chofrestru gyda Chyngor Gweithlu Addysg Cymru. Rydym yn disgwyl nifer fawr o ymgeiswyr ar gyfer y swydd wag hon. Os derbynnir llawer o geisiadau, efallai y byddwn yn atal unigolion rhag cyflwyno cais cyn y dyddiad penodedig. Awgrymir felly ichi gyflwyno’ch cais yn gynnar. Fel rheol, bydd penodiadau yn cael eu gwneud ar waelod y raddfa gyflog gyda chynyddrannau blynyddol ar 1 Awst bob blwyddyn (yn amodol ar ddyddiad cychwyn cyn Chwefror 1). Buddion:https://www.gcs.ac.uk/cy/recruitment/benefits-and-wellbeing